Крупный проект может включать в себя множество людей из разных отделов и подразделений, десятки отчетов и бесчисленное количество вопросов. Коммуникация критически важна для успеха проекта. Более того, трое из пяти сотрудников в США говорят, что самым большим препятствием для успеха их команды является сбой в коммуникации.
Однако коммуникация без плана может принести больше вреда, чем пользы. План коммуникации проекта — ключ к тому, чтобы всё шло гладко и ничего не ускользало от внимания. По сути, он помогает определить требования к коммуникации на протяжении всего проекта. План коммуникации проекта помогает всем членам команды знать, чего ожидать, какие каналы коммуникации использовать, какой тип информации должен предоставляться и кто отвечает за её отправку.
- Цели ваших планов коммуникации проекта
Первым делом следует определить цель вашего плана коммуникации. Чего вы пытаетесь достичь? Вот несколько примеров целей плана:
Информирование всех Магазин руководителей и высшего руководства о статусе проекта;
Обеспечение бесперебойной работы;
Информирование всех лиц, принимающих решения, о любых изменениях, проблемах и возможностях;
Соблюдение сроков запуска проекта.
При разработке каждой из этих целей будьте конкретны. Также важно сформулировать цели, которые могут быть достигнуты в разумные сроки, реалистичны и позволяют отслеживать прогресс на протяжении всего проекта.
Тип информации
В плане перечислите конкретную информацию, имеющую важное значение для данного проекта: отчёты, ход выполнения и т. д. Предоставление несколькими членами команды нерелевантных данных может снизить производительность других ключевых участников. Чётко определите, какие данные необходимы.
Каналы коммуникации
Перечислите различные каналы связи, которые вы будете использовать для общения с членами вашей команды. Отрасль, участники проекта и приоритет проекта будут влиять на тип используемых методов. Вот несколько распространённых методов коммуникации:
Личные встречи
Массовая рассылка SMS
Обновления по электронной почте
Регулярные отчёты
Опросы/Формы обратной связи
Кроме того, у многих членов вашей команды может быть свой предпочтительный способ коммуникации. Например, руководство может захотеть получать телефонные звонки или текстовые сообщения по срочным или срочным вопросам. Учитывайте это при разработке плана коммуникации проекта. Можно отдельно указать этот метод в плане.
- Поток коммуникации
Если в процессе задействовано много отделов, команд или отдельных лиц, следует также определить поток коммуникации. Это предотвратит непредвиденные ситуации, когда ключевые участники не получают важную информацию, отчёты теряются в рабочем процессе и т. д. Это также поможет обеспечить ответственность каждого члена команды и чётко определить процессы, необходимые для выполнения проекта и соблюдения всех установленных сроков.
Правильный поток коммуникации подразумевает знание ролей каждого участника. Кто ваши ключевые заинтересованные стороны? Заполните матрицу RASCI, чтобы определить, кто в вашей команде отвечает за отправку информации, а с кем следует консультироваться или просто информировать. Например, при разработке плана действий в чрезвычайных ситуациях крайне важно знать, кто несет ответственность за отправку оповещений о чрезвычайных ситуациях и какие разрешения для этого необходимы.