Хусусиятҳо барои тафтиш дар нармафзори DMS
Системаҳои беҳтарини идоракунии ҳуҷҷатҳои замони ҳозира
Пахш кардан
Маълумот дар ҳама ҷо, дар ҳама гуна шакли ҳуҷҷат нигоҳ дошта мешавад. Ва раванди эҷод, нигоҳдорӣ ва идоракунии ҳуҷҷатҳо тавассути система ҳамчун системаи идоракунии ҳуҷҷатҳо ё DMS маълум аст. На танҳо ҳуҷҷатҳои электронӣ, балки DMS инчунин ҳуҷҷатҳои коғазиро ба маънои виртуалӣ идора мекунад.
DMS баъзан ҳамчун кабинети электронии ҳуҷҷатгузорӣ номида мешавад. Зеро ин як раванди идоракунии ҳуҷҷатҳо тавассути барнома, яъне ҳама гуна нармафзор аст. Имрӯзҳо қариб ҳама корхонаҳо барои идоракунии ҳуҷҷатҳои худ нармафзорро истифода мебаранд.
Биёед бубинем, ки кадом нармафзори DMS дар соли 2025 дар ин блог замонавӣ ва барои корбарӣ дӯстона аст. Дар ин ҷо мо хусусиятҳоро тафтиш рӯйхати рақамҳои телефони мобилӣ мекунем ва дӯстона будани нармафзорро ба таври муфассал арзёбӣ мекунем.
Пеш аз оғоз, биёед инчунин тафтиш кунем, ки чӣ чизҳое, ки шумо бояд дар ин барномаҳо ё нармафзор ҳамчун DMS тафтиш кунед.
Хусусиятҳо барои тафтиш дар нармафзори DMS
Дар вақтҳои охир, нармафзор барои системаҳои идоракунии ҳуҷҷатҳо нисбат ба версияҳои қаблӣ хеле қавӣ ва самараноктар мешавад. На онҳо ҷанбаҳои зиёдеро барои қонеъ кардани ниёзҳои 360 ° барои идоракунии ҳуҷҷат дар бар мегиранд. Бо вуҷуди ҳамаи ин, шумо бояд ин хусусиятҳоро дар нармафзоре, ки ҷустуҷӯ мекунед, тафтиш кунед.
#1. Хусусиятҳои амнияти додаҳо
Муҳофизати маълумоти шумо чизи аз ҳама муҳимест, ки шумо ҳангоми интихоби ягон нармафзори DMS аз даст дода наметавонед. Бо ҳифзи додаҳо мо дар назар дорем, ки шумо бояд дастрасӣ, механизми идоракунии маълумот ва дигар омилҳои шабеҳро тафтиш кунед.
2. Муассисаҳои нигоҳдорӣ
Ҳуҷҷатҳоро метавон ҷамъ кард, зеро тиҷорати шумо минбаъд афзоиш меёбад. Аз ин рӯ, шумо бояд пеш аз қабули ягон хулосаи анборҳо оқилона тафтиш кунед. Илова бар ин, шумо бояд имконоти ҷустуҷӯи ҳуҷҷатҳоро тафтиш кунед, то бубинед, ки онҳо дастрасанд ё не. Ин интихобҳо барои дарёфти ҳуҷҷатҳои шумо ба осонӣ кӯмак мекунанд.
#3. Захираи захиравӣ
Шояд шумо намехоҳед, ки ягон ҳодисаи талафоти маълумотро аз сар гузаронед, бинобар ин ба шумо лозим аст, ки нигоҳдории дурусти эҳтиётиро таъмин кунед. Аз ин рӯ, санҷиши назорати версия ва имконоти захиравӣ дар ҳама гуна системаи идоракунии ҳуҷҷатҳо хеле муҳим аст.
#4. Ташкил ва пайгирӣ
Тартиби дурусти ҳуҷҷатҳо хеле муҳим аст ва шумо бояд онро дар ҳама гуна нармафзори DMS афзалият диҳед. Бо хусусиятҳои пайгирии ҳуҷҷатҳо, шумо метавонед ҳуҷҷатҳоро дар пойгоҳи додаҳо ба осонӣ пайдо кунед. Илова бар ин, он барои дуруст тартиб додани ҳуҷҷатҳо кӯмак мекунад.
На хато, на хато
Интихоби системаи махсус барои коркарди фармоиш хеле муҳим аст. Системаи пурра автоматӣ метавонад хато кунад ва шумо эҳтиёҷоти худро фардӣ карда наметавонед. Аз тарафи дигар, коркарди пурраи дастӣ метавонад вақти зиёдеро сарф кунад. Мо ба раванди мо бе хатогӣ ниёз дорем, аз ин рӯ мо бояд коркарди нимавтоматии фармоишро барои ҳалли онҳо интихоб кунем.
#5. Имкониятҳои формат
Соҳибкорон файлҳои гуногунро дар форматҳои гуногун мунтазам коркард мекунанд, то DMS-и шумо бояд қобилияти қабули ҳамаи ин форматҳоро дошта бошад. Шояд шумо намехоҳед, ки DMS-и гуногунро барои идора кардани форматҳои гуногуни файл дастрас кунед. Ҳамин тавр, шумо бояд қабули форматро оқилона тафтиш кунед.
Системаҳои беҳтарини идоракунии ҳуҷҷатҳои замони ҳозира
Як ҳақиқати ҳайратангез: қариб 97% ширкатҳо умуман системаи дурусти идоракунии ҳуҷҷатҳоро надоранд . Ин танҳо 3% ширкатҳоест, ки воқеан ба ҳуҷҷати худ ғамхорӣ мекунанд ва аз ин рӯ ҳама гуна системаро барои идоракунии онҳо истифода мебаранд. Ин ширкатҳо асосан як ё ду барномаро аз рӯйхати зерин интихоб мекунанд.
DocuWare
Бо пешниҳоди "Ҷараёни кории абрӣ", DocuWare вазифаҳои идоракунии мундариҷаи корпоративиро иҷро мекунад. Ин нармафзор барои амалиёти хурд-миқёс беҳтарин аст ва он барои содда кардани вазифаҳои коркарди ҳуҷҷатҳо ва бехатар бойгонии ҳуҷҷатҳо беҳтарин кор мекунад.
M-Files
Дар ин нармафзор системаи идоракунии ҳуҷҷатҳои ба метадата асосёфтаро пайдо кунед. Он метавонад автоматизатсияи ҷараёни корро фаъол созад ва бо як замимаи мобилӣ таъмин карда шавад. Ғайр аз он, платформа барои корбар дӯстона аст ва амнияти қатъии маълумотро таъмин мекунад.
FileHold
Вақте ки сухан дар бораи интихоби DMS оддӣ ва фасеҳ меравад, FileHold номест, ки аввал меояд. Нармафзор қарорҳои ба абр асосёфтаро барои идоракунии ҳуҷҷатҳо дар дохили бино таъмин мекунад.
Google Drive
Дар байни нармафзори DMS дар абр асосёфта, Google Drive бо сабаби пойгоҳи васеи корбар ва интерфейси дӯстонааш фарқ мекунад. Кор бо ин нармафзор хеле осон аст. Илова бар ин, шумо метавонед ҳамаи хусусиятҳоро озодона истифода баред. Барои харидани анбори бештар шумо бояд маблағи иловагӣ пардохт кунед, вагарна платформа ройгон аст.
Zoho WorkDrive
Барои тиҷорати хурд, Zoho як система ва нармафзори идоракунии ҳуҷҷатҳои мувофиқ ва дӯстона аст. Шумо имконоти зиёдеро ба монанди ҳамкории вақти воқеӣ, мубодилаи бехатари файл, назорати версия ва бисёр дигар барномаҳои амалӣ дар ин платформа мегиред.
Evernote Business
Ба ғайр аз платформаи сабти қайд, Evernote барои соҳибкорон хусусиятҳои олии идоракунии ҳуҷҷатҳоро пешниҳод мекунад. Он ба дастаи шумо кӯмак мекунад, ки маълумотро дар ин платформа бефосила сабт, ташкил ва нигоҳ дорад. Шумо метавонед хусусиятҳои идоракунии ҳуҷҷатҳои худро танзим кунед, саҳифаҳои вебро буред ва ҳуҷҷати худро дар ин ҷо ба осонӣ дарёфт кунед.
Ҳуҷҷати OpenText
Ин платформаро интихоб кунед, агар талаботи шумо барои гирифтани системаи идоракунии мундариҷаи корхона бештар бошад. Ин платформа барои коркарди тамоми давраи ҳаёти ҳуҷҷатҳо ва нигоҳдории иттилоот пешбинӣ шудааст. Ғайр аз он, ин платформа ҷолиб аст, зеро он ба шумо имконоти фармоишӣ медиҳад.
Citrix ShareFile
Амнияти маълумот дар муҳити ҳозираи тиҷорат афзалияти аввалиндараҷа мебошад. Ҳамин тариқ, шумо метавонед Citrix ShareFile -ро интихоб кунед, то ҳифзи пурраи додаҳо ва мувофиқатро таъмин кунед. Ғайр аз он, он ҳамгироии барномаҳои тарафи сеюмро бо муҳофизат ва идоракунии пурраи маълумот пешниҳод мекунад.
Қуттии
Тавассути нармафзори Box мундариҷаи худро аз болои абр бехатар идора кунед. Он системаи идоракунии мундариҷаи абриро бо бисёр хусусиятҳои монанди рамзгузорӣ, назорати дастрасӣ, пайгирии фаъолият ва бисёр чизҳои дигар таъмин мекунад. Илова бар ин, он имкон медиҳад, ки ҷараёни кори бефосила дар байни асбобҳои гуногун.
docEdge DMS
Бо истифодаи ин нармафзор ҳуҷҷати тиҷоратии худро назорат, идора ва назорат кунед. Ин системаи идоракунии ҳуҷҷатҳо пурқувват аст ва он барои идоракунии ташкилотҳои тиҷоратӣ хусусиятҳои зиёде пешниҳод мекунад. Ин нармафзор бо нақшаи обуна меояд, аммо шумо метавонед дар асоси дархост озмоиши ройгон гиред,
Adobe Document Cloud
Корхонаҳое, ки ба ҳуҷҷатҳои PDF такя мекунанд, бояд ин нармафзорро дошта бошанд. Adobe хусусиятҳои аҷиберо барои идоракунии ҳуҷҷатҳои PDF дар абр пешниҳод мекунад. Нақшаи нархгузорӣ низ барои ин система ҷолиб аст. Он беҳтарин барои корхонаҳои марбут ба молия, ҳуқуқшиносӣ, тандурустӣ ва соҳаҳои шабеҳ, ки талаботи PDF баланд аст, мувофиқ аст.
Dropbox
Dropbox барои зуд мубодилаи файлҳои калон аҷиб аст. Он технологияи абриро барои нигоҳ доштани ҳуҷҷатҳо ва коркарди онҳо барои қадамҳои минбаъда истифода мебарад. Ин DMS барои лоиҳаҳои ҳамкорӣ ва он корхонаҳое, ки дар он якчанд нафар дар як лоиҳа кор мекунанд, беҳтарин аст.
Пахш кардан
Дар бозор, барномаҳои зиёде барои идоракунии ҳуҷҷатҳо мавҷуданд. Аммо саволи калон дар бораи "кӣ ин барномаҳоро истифода мебарад" то ҳол беҷавоб боқӣ мемонад. Аммо, шумо метавонед як варианти алтернативӣ дошта бошед, ки хидматрасонии идоракунии ҳуҷҷатҳо барои идоракунии ҳуҷҷатҳои шумо тавассути ин замимаҳои системаи идоракунии ҳуҷҷатҳо мебошад. Корҳои шумо тавассути баъзе мутахассисони коршинос сари вақт анҷом дода мешаванд. Пас, интихоб ҳоло аз они шумост!