Biznis jodi a ap kreye ak jere plis done pase anvan. An reyalite, li estime ke esfè done mondyal la ap grandi a 175 zettabytes pa 2025 . Pou òganizasyon ki okipe gwo kantite dokiman, jwenn solisyon depo efikas ak an sekirite enpòtan anpil. Pandan ke enstalasyon depo dosye deyò ta ka sanble tankou yon opsyon solid, yo vini ak dezavantaj enpòtan. Atik sa a pral eksplore sis dezavantaj kle nan itilize yon etablisman depo dosye epi mete aksan sou nèf rezon ki fè dijitalizasyon se yon altènatif siperyè pou jesyon dokiman modèn.
Gwo Deranjman
Sèvi ak yon etablisman depo dosye souvan vle di Lis nimewo Whatsapp aksè restriksyon nan dokiman enpòtan. Mank aksè 24/7 ka mennen nan reta enpòtan nan pran desizyon epi redwi pwodiktivite an jeneral. Biznis yo ka fè eksperyans sèvis kliyan pòv akòz sistèm rekipere dokiman ki pa efikas, sa ki lakòz plis fristrasyon. Anplis de sa, pwoblèm ak odit, pwosè, ak konfòmite yo ka rive nan yon pakèt papye defo, ki fè li difisil pou satisfè egzijans regilasyon san pèdi tan.
Depans segondè
Depans ki asosye ak enstalasyon depo dokiman deyò ka salè konsiderab. Frè lokasyon kontinyèl pou espas depo ajoute sou tan, sa ki fè li yon solisyon koute chè alontèm. Anplis de sa, tan vwayaj ak depans pou anplwaye yo rekipere dokiman yo ka plis souch bidjè yo. Ogmantasyon depans travay akòz inefikasite nan rekipere dokiman ak manyen tou kontribye nan pi gwo depans operasyonèl yo. Fado finansye sa yo, ansanm ak pèt potansyèl kliyan yo ak risk responsablite yo, fè depo deyò yon opsyon chè pou jesyon dokiman .
- Enkyetid ak Risk Sekirite
Risk Fizik
Sere dokiman andeyò sit la ekspoze yo a divès risk fizik. Enstalasyon yo ka soufri domaj nan dife, ensèk nuizib, dlo, ak lòt danje anviwònman an. Pwoblèm tankou mwazi, kanni, ak degradasyon jeneral dokiman yo se pwoblèm komen ki konpwomèt entegrite dosye enpòtan yo.
Risk Vyolasyon Done yo
Dokiman yo vilnerab a ekspoze pandan transpò ak manyen. Mank kontwòl sou aksè nan etablisman depo a ogmante risk aksè san otorizasyon ak vyolasyon done. San mezi sekirite sevè, enfòmasyon sansib yo ka konpwomèt, ki mennen nan konsekans legal ak finansye enpòtan.
Dokiman ki mal plase epi ki pa ranpli yo
Enstalasyon depo andeyò lokal yo ogmante chans pou dokiman yo pèdi oswa yo mal plase. Plizyè pwen kontak ak move tretman pandan pwosesis transfè a ka mennen nan dokiman enpòtan yo disparèt. Sa kreye yon chay sou bidjè akòz nesesite pou jesyon dosye manyèl ak swiv. Konsekans dokiman ki mal ranpli oswa ki pèdi yo ka grav, sa ka afekte operasyon biznis yo ak konfòmite ak egzijans regilasyon .
Pwoblèm ak kopi miltip
Depo deyò ka mennen nan distribisyon san kontwòl nan kopi dokiman, sa ki lakòz diferans potansyèl vèsyon. Lè plizyè kopi yon dokiman egziste nan diferan kote, li vin difisil pou asire konsistans ak presizyon. Pou egzanp, chema demode oswa kontra ka lakòz erè ki koute chè ak erè operasyonèl. Kenbe yon sèl, ajou vèsyon chak dokiman esansyèl pou evite konfizyon ak erè, ki depo deyò ka konplike.
Defi Konfòmite Regilasyon
Asire bon jan swiv dokiman se yon defi enpòtan ak depo deyò. Dokiman ki mal plase oswa ki pèdi ka mennen nan pwoblèm grav pandan odit, sa ki fè li difisil pou demontre konfòmite ak estanda regilasyon. Enkapasite a san pèdi tan pwodui dokiman yo mande yo ka lakòz penalite ak konplikasyon legal. Teknoloji serye jesyon dokiman enpòtan anpil pou satisfè egzijans regilasyon yo, epi enstalasyon depo andeyò sit souvan pa bay sipèvizyon ak aksè ki nesesè yo.